Kaikki mitä pelkäät kysyä löysästä etiketistä

Vastaukset kaikkiin nykyaikaisiin viestintäkysymyksiin, kuten: Voitko käyttää emojia pomosi kanssa? Milloin lähetät @kanava -viestit?

Kaikki mitä pelkäät kysyä löysästä etiketistä

Lause, jonka kuulen nyt lähes päivittäin, on Slack me. Tiedät, että kun tuotteen nimestä on tullut verbi, sillä on merkittävä vaikutus olemassa oleviin paradigmoihin - tässä tapauksessa työpaikkaviestintään.



Elokuussa 2013 lanseeratun Slackin avulla kollegat voivat luoda ja viestiä ihmisryhmiä ja yksilöitä, ja sillä on ollut syvällinen vaikutus siihen, miten kollegat ja työtoverit kommunikoivat työpaikalla (ja ulkopuolella). Organisaatiolla voi olla yksi koko yrityksen kattava Slack-ryhmä tai -kanava kaikille työntekijöilleen ja useita pienempiä kanavia tietyille organisaation sisällä oleville ryhmille, ja kollegat voivat myös kommunikoida keskenään yksityisesti suoran viestin välityksellä.

Slackin avulla yksittäisen, tiimin tai yrityksen koko viestintä on välitöntä, organisoitua ja hauskaa. Toisin sanoen, se ratkaisee suurimmat turhautumiset, joita ihmisillä on tämän muun viestinnän vakiintuneen kanssa: työpaikan sähköposti. Ei ihme, että Slackin arvo on yli 2,8 miljardia dollaria on siirtynyt 12 000 käyttäjästä tammikuussa 2014 1,7 miljoonaan käyttäjään lokakuuhun 2015 mennessä : Slack muuttaa työpaikkaviestintää parempaan suuntaan.

Silti, kuten kaikissa viestintämuodoissa, väärinkäsitykset ovat väistämättömiä, etenkin uudessa välineessä. Kuten sähköpostin ja puhelinkeskustelujen aikana, tavallisen käyttäytymiskoodin syntyminen kestää jonkin aikaa. Tämän Slack -etikettioppaan avulla toivomme nopeuttavamme sitä.

Selvitä paras tyyli kenenkään kanssa



Etiketissä on kyse muiden tunteiden ja kommunikaatiotyylien huomioimisesta, etikettiasiantuntija sanoo Jacqueline Whitmore . Tämä tietoisuus voi helposti kadota, kun kaikki organisaatiosi harjoittelijasta toimitusjohtajaan pelkistetään lauseiksi näytöllä. Kun puhut jollekin tekstissä, sinun on tunnettava yleisösi ja sinun on kommunikoitava tavalla, jolla hän haluaisi kommunikoivan.

Palaa taaksepäin ja lue kanavien aiemmat viestit saadaksesi käsityksen ihmisten viestintätyylistä.

Joten vaikka markkinointikaverisi, jolla juot kaksi kertaa viikossa, saattaa olla siisti lyhyillä vastauksilla ja viidellä hymiöllä jokaisessa virkkeessä, ei todennäköisesti ole hyvä idea vastata tällä tavalla kaikille, jos et tunne heitä hyvin. Saatat tulla typeräksi tai pahemmaksi epäammattimaiseksi. Tämä ei tarkoita sitä, että toimitusjohtaja, jota tuskin tiedät, on tiukka puku. Ehkä hän on yhtä rento ja trendikäs kuin sinä. Siinä tapauksessa rento Slack -tyylisi voi olla hieno, mutta ota selvää ensin.

Yksi asia, jota suosittelemme uusille tiimin jäsenille, on palata ja lukea kanavien aiemmat viestit saadakseen käsityksen ihmisten kommunikaatiotyylistä, sanoo Slackin toimittaja Anna Pickard. Ja jos olet jo tehnyt itsestäsi hölmön? Jos kaikki muu epäonnistuu, keskustele joukkuetoverisi kanssa ja selvitä asiat. Siellä ystävällinen DM voi olla hyödyllinen. Ja hyvin sijoitettu emoji voi mennä pitkälle.

Älä kohtele sitä kuin Facebookia



Vaikka se voi olla hauskaa ja jopa houkuttelevaa, jos olet ystäviä monien kollegoidesi kanssa vain keskustelemaan päivästäsi Slackissa, vältä pakkoa. Slack ei ole Facebook Messenger eikä Instagram, joten älä jaa lounaskuviasi.

hallituksen juurivarmentajan android
Hyvin sijoitettu emoji voi mennä pitkälle.

Ole tietoinen siitä, kuka ja kuinka monta henkilöä kanavalla on. Kun puhut, pyydät näiden ihmisten huomiota, joten käytä aikaa tuottavasti, Pickard sanoo. Julkiset kanavat ovat loistavia läpinäkyvyyden kannalta: Jos sanot jotain suurimmalle päättäjien ryhmälle, voit säästää itsesi toistamisesta ja auttaa tekemään päätöksiä nopeammin. Kunnioita siis jokaisen aikaa pitämällä kyseisten kanavien viestit asiallisina, tarkoituksenmukaisina ja ytimekkäinä.

Kehu julkisesti, arvostele yksityisesti

Tämä on tärkeä vinkki muistaa, varsinkin jos olet pomo tai tiiminvetäjä: Älä koskaan arvostele ketään julkisessa Slack -kanavassa. Se on vain huono etiketti yleensä, eikä sinun pitäisi tehdä sitä kasvokkain ryhmäkokouksessa, sinun ei pitäisi tehdä sitä ryhmäsähköpostissa, eikä sinun pitäisi tehdä sitä Slackin kanavalla, sanoo Whitmore .



Joku julkinen kritisointi voi parhaimmillaan aiheuttaa hämmennystä ja pahimmassa tapauksessa kaunaa, mikä voi vahingoittaa joukkueen moraalia ja heikentää todennäköisyyttä puhua ja kommunikoida säännöllisesti tulevaisuudessa.

Jos sinulla on vakava asia keskustella jonkun kanssa tai sinulla on ongelma jonkun kanssa, se on parasta tehdä yksityisellä kanavalla pelastaaksesi kasvot, Whitmore sanoo.

Korjaa hienovaraisesti

Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, että sinun pitäisi pelätä oikaista ihmisiä julkisella kanavalla. Loppujen lopuksi Slack on suunniteltu edistämään avointa vuoropuhelua tiimin jäsenten välillä, jotta he voivat olla tuottavampia.

nbc -kultapallojen suoratoisto

Kun jotain on väärin, sinun on korjattava se Slackin kautta, koska kaikkien pitäisi todella nähdä, että korjaus on tehtävä, sanoo etikettiasiantuntija ja Diane Gottsman. Texasin protokollakoulu . Joku saattaa työskennellä virheen takia, koska se viestittiin väärin ensimmäisen kerran tai se oli täysin väärin. Se ei auta ketään - joten korjaa se julkisesti.

Ole vain herkkä siitä, Gottsman ehdottaa.

Et halua kutsua ketään negatiivisella tavalla ja sanoa: ”Hei, viimeisin lähettämäsi viesti oli virheellinen. Se oli itse asiassa 32% eikä 11%. 'Tee sen sijaan myönteisellä tavalla sanomalla:' Luulen, että tarkoitit 11%: n sijaan 32%. 'Näin kaikilla on korjatut tiedot, ja olet tehnyt sen ketään lannistamatta.

Ilmoita saapuessasi. . . Ja kun lähdet

Et menisi huoneeseen, joka on täynnä kollegoita sanomatta hei, tai lähtisi huoneesta kertomatta kaikille, että lähdit päiväksi - etkä tee sitä myöskään Slack -kanavalla. Tämä on erityisen tärkeää, jos olet pomo: Ilmoita, kun työpäivä on päättynyt ja kun kirjaudut ulos. Ja vaikka et ole pomo tai tiimin vetäjä, on hyvä etiketti ilmoittaa, kun olet menossa lounaalle hetkeksi tai sinun on poistuttava osallistuaksesi kokoukseen. Tämä estää ihmisiä ihmettelemästä, miksi et vastaa Slackin keskusteluun.

Ole suora

Slack -kanavat voivat muuttua melko kaoottisiksi, kun siellä on kymmenkunta ihmistä tai enemmän. Joskus lentää niin paljon lauseita, että on helppo menettää käsitys siitä, mikä kysymys tai kysely on osoitettu kenelle. Siksi on hyvä Slack -etiketti kutsua ihmisiä nimeltä jokaisessa viestissä, kun heille puhutaan julkisella kanavalla. Sano @Michael, voitko tehdä tämän? @Michael, tässä lisätietoja

Tiedä ero @täällä ja @kanava

Slack tukee myös @mainintoja yksilöille ja ryhmille. Ne ovat loistava tapa saada ihmisten huomio - älä vain väärinkäytä tai käytä niitä väärin, tai saatat ärsyttää joukkuetovereitasi. @Here -komennolla voit herättää aktiivisten kanavien tiimin jäsenten huomion. Toisaalta @kanava -komento lähettää viestin kaikille kanavan tiimin jäsenille riippumatta siitä, ovatko he tällä hetkellä kirjautuneena ja ovat aktiivisia.

On selvää, että @kanava-komento sopii erinomaisesti hätätilanteisiin tai suuriin koko kanavaa koskeviin ilmoituksiin, mutta käytä sitä vain näissä tapauksissa, sillä näin lähetetään push- ja sähköposti-ilmoituksia kaikille kanavan käyttäjille-myös ihmisille, jotka saattavat olla poissa töistä päivän aikana. tai lomalla. Ei-kiireellisiä ilmoituksia varten @here on aina paras.

Älä Slack-Bomb People

Slack bombing on lause, jonka keksin kuvatakseni toistuvien suorien viestien runsautta, joita joskus saan Slack -noviiseilta. Nämä ovat ihmisiä, jotka kysyvät jotain ja vastaavat sitten melkein heti: Hei ?, Saitko tämän ?, Oletko siellä ???? Ymmärrän, että Slack on reaaliaikainen viestintätyökalu, mutta on tärkeää muistaa, että vain siksi, että joku on aktiivinen Slackissa, ei tarkoita, että hänellä olisi aikaa lukea viestisi heti, kun se tulee-hän voisi olla aktiivinen toisessa DM: ssä keskustelua tai kanavaa.

Hiljainen pommitus voi saada sinut näyttämään kärsimättömältä tai töykeältä, joten on parasta välttää sitä, Gottsman sanoo. Jos he eivät ole vastanneet ja tarvitset välitöntä vastausta, sinulla on yksi kahdesta vaihtoehdosta. Voit joko sanoa: 'John, viimeisen viestini jälkeen', tai ottaa puhelimen ja soittaa. Et halua olla aggressiivinen. Antaisin sille yhden seurannan ja ottaisin sitten puhelimen. Se on bisnestä. Liiketoiminta tarkoittaa sitä, että vastaat viestiin.

Emojien oikea käyttö

Hymiöt tai hymiöt olivat aiemmin teini -ikäisten tekstiviestien alaan kuuluvia asioita, mutta viime aikoina niistä on tullut hyväksyttävämpiä ammatillisessa viestinnässä. Itse asiassa Slackiin on rakennettu joukko hymiöitä, ja niillä voi olla tärkeä rooli kontekstin lisäämisessä jonkun muuten ahtaalle kuulostavalle tekstilausunnolle.

Jos joku on tehnyt jotain upeaa, emojit ovat loistava tapa sanoa: ”Jee! Onnittelut! Super! Kellot ja vihellykset!'

Protokolla on, että pysyt aina erittäin ammattimaisena liiketoimintaympäristössä. Se olisi protokolla, sanoo Gottsman. Tosiasia on, että jos yrität tehdä pointin ja katsot viestiäsi ja se kuulostaa suppealta, saatat olla paikka, riippuen suhteesta sen henkilön kanssa, jonka kanssa kommunikoit, ja lähettää hymiön joka on pirteä tai pehmentää sävyä.

Gottsman kehottaa valitsemaan, käytetäänkö hymiöitä henkilökohtaisen suhteesi henkilön kanssa perusteella. Oletko lähellä? Käyttävätkö he myös emojia? Jos ei, emojien liiallinen käyttö voi saada sinut näyttämään hieman epäammattimaiselta. Toisaalta Gottsman sanoo: Jos joku on tehnyt jotain upeaa, emojit ovat loistava tapa sanoa: ”Jee! Onnittelut! Super! Kelloja ja pillejä! ”Käytä niitä vain maltillisesti ja varoen.

FWIW, U Pitäisikö todella miettiä, miten kirjoitat Slackia käyttäessäsi, K?

Viimeisen vuosikymmenen aikana tekstiviestien suosion nopea nousu on johtanut pikavalintojen, lyhenteiden ja automaattisen korjauksen lisääntymiseen. Vaikka kaikki tämä voi sopia perheenjäsenten ja ystävien tekstiviesteille, Gottsman sanoo, että lyhenteiden tai lyhenteiden liiallinen käyttö voi tuntua epäammattimaiselta työpaikalla. Vaikka pikanäppäimet ja lyhenteet ovat helpompia, suosittelen todella, että et tee sitä.

Mitä tulee Slack's Pickardiin, hän sanoo, FWIW, olemme täysin kunnossa, ja toteaa, että siirtyminen viestintään on mukana koko luettelon syy -LOL- ja OMG -luetteloista, joilla voi olla koti Slackissa, mutta asianmukainen käyttö riippuu kenelle puhut ja yleensä siitä, miten organisaatiosi haluaa kommunikoida. Se riippuu todella jokaisesta yksilöstä, tiimistä ja organisaatiosta. Lyhenne, kuten 'k', antaa nopean kuittauksen kiireessäsi, mutta jos haluat olla muodollisempi, 'okei' varmasti tekee.

maailman ahdistetuin talo

Mutta kumpi tahansa tapa kommunikoida, varmista, että kirjoittamasi sanat on kirjoitettu oikein. Välimerkkien kanssa voi olla hieman löysä, mutta huono oikeinkirjoitus saa sinut näyttämään aina huolimattomalta.

Pidä yö ja viikonloppu mahdollisimman vähäisenä

Kun otetaan huomioon, että Slack on työväline, on parasta pitää yö ja viikonloppu löysänä mahdollisimman pienenä. Kaikkien gadgetiemme ja niiden pingien ja push -ilmoitusten ansiosta on jo tarpeeksi vaikeaa kytkeä työ pois yöksi tai viikoksi. Jos sinun on oltava aktiivinen julkisella kanavalla yöllä tai viikonloppuisin, yritä ainakin pitää @kanava ja @kaikki maininnat minimissä, jotta tiimin jäsenet eivät vaivaudu ilmoituksista vapaa -ajallaan.

Tiedä milloin kommunikoida henkilökohtaisesti

Tietenkin, niin hyvä kuin Slack on, se ei ole kaikki ja lopeta kaikki työpaikkaviestintä. Vaikka joitain rutiinikokouksia voidaan järjestää Slackissa, yrityksen toimituksellinen johtaja Anna Pickard myöntää, että muut tapaamiset-kuten henkilökohtaiset tapaamiset ja palauteistukset johtajien ja heidän raporttiensa välillä, koulutustilaisuudet ja esittelyt-ovat edelleen tärkeitä. -kohdata.

Slack voi olla hyödyllinen tasoituspaikka introverteille ja ekstroverteille, mikä helpottaa tuntemista kuultuna poistumatta mukavuusalueeltasi. Mutta kun keskustelet monien ihmisten kanssa kerralla, joskus asiat voivat muuttua hieman hämmentäviksi tai ideat ja mielipiteet voivat kadota sekoitukseen, Pickard sanoo. Sen sijaan, että jatkaisitte edestakaisin kulkemista, on usein parasta tehdä keskustelu offline -tilassa ja kokoontua tarvittavien ihmisten kanssa. Slack on loistava paikka julkaista yhteenvedot näistä kokouksista jatkokeskusteluja varten.

Rose Pastoren raportointi -apu