3 tapaa parantaa ajanhallintaosaamistasi

Työntekijät keskeytyvät keskimäärin kolmen minuutin ja viiden sekunnin välein, mutta tehtävän palaaminen kestää jopa 23 minuuttia ja 15 sekuntia. Näin pääset käsiksi asiaan.

3 tapaa parantaa ajanhallintaosaamistasi

Kalifornian yliopiston tutkijat Irvine, löytyi tyypillinen toimistotyöntekijä keskeytetään kolmen minuutin ja viiden sekunnin välein, ja tehtävään palaaminen kestää jopa 23 minuuttia ja 15 sekuntia. Tällaiset häiriöt syövät 28 miljardia hukkatuntia vuodessa ja menettävät lähes 1 biljoonaa dollaria Yhdysvaltain taloudelle.



Joten miten ihmiset voivat parantaa itseään ajanhallinnan taitoja ja lopettaa tehtävien välillä vaihtamisen keskittymisen ylläpitämiseksi?

Tarkista kalenterisi uudelleen

Kun et ole varma mihin aikasi kuluvat, katso totuuden lähteestä - kalenteristasi. Missä vietät suurimman osan päivästäsi? Jos se on kokouksissa, vankka ensimmäinen askel tuottavuuden lisäämisessä on arvioida jokainen kokous ja ymmärtää, voidaanko se poistaa. Pienimmätkin keskeytykset lisääntyvät ajan myötä.



Haastattelussa Catherine Webbille Hubstaffin blogin johtaja sanoi:



Tarpeettomat tapaamiset ovat yksi suurimmista ajanhukasta, joita näemme etätyössä. Koska monet yritykset alkoivat äskettäin työskennellä kotona ensimmäistä kertaa, monet johtajat käyttävät päivittäisiä sisäänkirjautumiskokouksia pysyäkseen ajan tasalla. Joillakin joukkueilla on kaksi tai kolme sisäänkirjautumiskokousta päivittäin! Sisäänkirjautumiskokous syö tunnin tai enemmän, joka olisi voitu käyttää tuottavaan työhön, ja keskeytyminen vaikeuttaa tiimisi keskittymistä tärkeimpiin tavoitteisiinsa. Kaksi sisäänkirjautumista päivittäin lisää helposti jopa 10 tuntia viikossa, mikä on mahtava 25% tiimisi mahdollisesti tuottamasta ajasta. Kun lisäät muita kalenterin kokouksia, saatat huomata, että tiimisi viettää 30–50% ajastaan ​​kokouksissa, jotka voidaan automatisoida tai poistaa.

Lopeta tehtävien vaihtaminen

Google hakee virtaustilaa huipussaan tämän vuoden huhtikuun puolivälissä. Tällä voi olla jotain tekemistä ihmisten kanssa, jotka yrittävät optimoida kotona vietetyn ajan. Headspacen mukaan , psykologit Mihaly Csikszentmihalyi ja Jeanne Nakamura kutsuvat virtaustilaa tunteeksi, jossa oikeissa olosuhteissa olet täysin uppoutunut kaikkeen mitä teet. Kuten päivät, jolloin koodi tai markkinointisisältö virtaa vain aivoistasi tietokoneellesi helposti.

Vaikka virtaustila on ihanteellinen vaikeasti suoritettaviin tehtäviin, sitä on vaikea saavuttaa jatkuvasti. Kolme käytäntöä voi auttaa:

  • Hiljaiset sisäiset ärsykkeet (liian kuuma/kylmä, hajamielinen ajatuksista)
  • Ulkoisten ärsykkeiden estäminen (melu, lapset, tekstiviestit, puhelut)
  • Käytä harjoiteltuja mielenterveysprosesseja (toisin kuin ne, jotka eivät ole sinulle tuttuja ja joiden suorittaminen vaatii lisää henkistä kuormitusta tai meta-keskittymistä)



Haluan sukeltaa kolmanteen harjoitukseen, koska se on monimutkaisin. Sinun täytyy kouluttaa aivosi vaadittuihin tehtäviin, jotta näistä tehtävistä tulee osa lihasmuistiasi. Aivan kuten kun teet voileivän lounaaksi, jatkat automaattiohjausta - et välttämättä ajattele kaikkia vaiheita.

Productivityistin perustaja Mike Vardy määrittelee näiden autopilotti -henkisten prosessien vastakohdan aloittelijan mieleksi. Hän sanoo, että voit tehdä paljon yksinkertaisia ​​asioita saavuttaaksesi helpommin virtaustilan päivittäisten tehtävien aikana. Esimerkiksi on välttämätöntä kirjoittaa verbi tehtäväluetteloon mahdollisimman selkeästi, jotta sinun ei tarvitse ryöstää tehtävää aloittelijan mielessä. Kirjoittamisen sijaan soita Jimille, liitä mukaan yksityiskohdat ja kirjoita, soita Jimille numeroon 555-5555 vastataksesi tietojoukkoon liittyviin kysymyksiin.

Kun työskentelet virtaustilan saavuttamiseksi, on hyödyllistä estää aikaa ulkoisista häiriötekijöistä hiljaisiin sisäisiin ärsykkeisiin ja keskittyä näihin vaikeisiin tehtäviin. Toivottavasti tämä pitää sinut virrassa pidempään ilman keskeytyksiä - mikä on välttämätöntä, koska se kestää enintään 23 minuuttia palata raiteilleen jokaisen keskeytyksen jälkeen.

Pidä itseäsi vastuullisena



Kun työskentelet toimistossa työtovereiden ympäröimänä, ympäristö itsessään synnyttää vastuullisuutta. Ihmiset huomaavat, jos et tee juuri työtäsi. Mutta kotona työskentely on toinen tarina. Kuka voi huomata, pysytkö radalla vai et? Joustava ympäristö voi joillekin lisätä luovuutta, mutta se voi myös johtaa häiriötekijöihin ja sitoutua muihin kuin työhön liittyviin tehtäviin.

Jos sinulla tai kollegoillasi on vaikeuksia siirtyä kotityöhön, harkitse Goalry and Loanryn toimitusjohtajan Ethan Taubin neuvoja vastuullisuuden säilyttämisestä: Kotona suosittelen pitämään aikataulusta tai, jos asut muiden kanssa, pyydä heitä kertomaan sinulle, jos he huomaavat, että olet hiljentynyt. Me kaikki teemme sen, se on luonnollista, mutta opeta itsesi välttämään sitä.

Capacitylla useimmat meistä eivät työskennelleet etänä ennen kuin koronavirus iski. Meillä on kuitenkin aina ollut joustava aikataulu ja rajoittamaton voimanotto. Kun luottamus on juurtunut kulttuuriin, jokaisella tiimin jäsenellä on kyky käyttää aikaa, jota he tarvitsevat ollakseen tuottavin itsensä. Tämä sisältää aikaa perheelle, ystäville ja muille ulkopuolisille tekijöille, jotka voivat rasittaa ihmisiä. Tarjoamamme luottamuksellisen ympäristön ansiosta olemme nähneet suuria etuja vastuullisuudesta ja tuottavuudesta työpäivän aikana.

Kehotan kaikkia yritysjohtajia uskomaan tiiminsä jäsenille hieman enemmän joustavuutta, kun jokainen keksii olla tuottavin itsensä ja pitää parhaansa vastuussa. Ihannetapauksessa tämä kasvattaa tuottavampia, uskollisempia ja onnellisempia tiimin jäseniä ja parantaa liiketoiminnan lopputulosta.


David Karandish on perustaja ja toimitusjohtaja Kapasiteetti , tekoälyyritys, joka rakentaa turvallisen, tekoälyyn perustuvan tiedonjakoalustan auttaakseen tiimejä tekemään parhaansa-ja säästämään aikaa ja rahaa.