18 Gmail -asetusta, jotka muuttavat mielipidettäsi postilaatikostasi

Tee postilaatikostasi tehokkaampi näillä helposti unohdettavilla vaihtoehdoilla.

18 Gmail -asetusta, jotka muuttavat mielipidettäsi postilaatikostasi

Mitä tulee sähköpostin hallintaan, tarvitset kaikki edut, joita voit saada.



Google tunnistaa tämän. Yhtiö on pakannut Gmailiin kymmeniä lisäasetuksia, jotka voivat säästää aikaa ja lisätä tehokkaita mahdollisuuksia postilaatikkoosi. Ainoa ongelma on, että niitä on niin paljon - hajallaan niin moniin paikkoihin -, että on liian helppoa jättää jotain hyödyllistä huomiotta.

Ei kuitenkaan pelkoa: kaivoin jokaisen nurkan läpi löytääkseni Gmailin arvokkaimmat poikkeavat asetukset. Nämä seuraavan tason vaihtoehdot ylittävät laajalti tunnetut perusasiat ja voivat muokata sähköpostisi käsittelytapaa. Jotkut niistä koskevat uutta Gmail -muotoilua, kun taas toiset koskevat sekä uutta että klassista sivuston versiota. (Ja useimmat niistä ovat muuten tärkeitä ensisijaisesti Gmailin työpöytäsivustolle - toisin kuin mobiilisovellukset - vain muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta.)

Joten sytytä aivosi muistipankit: On aika nostaa postilaatikon älykkyysosamäärä.

Viestien kirjoittaminen



1. Gmail on uusi Smart Compose -ominaisuus voi säästää kallisarvoista aikaa ennustaa mitä kirjoitat ennen kuin kirjoitat sen - kuten automaattinen täydennys postilaatikkoosi. Se toimii myös yllättävän hyvin, ja se on helppo sivuuttaa, kun sen ehdotukset eivät ole paikallaan.

Smart Compose on kuin automaattinen täydennys postilaatikollesi.

Jos haluat kokeilla sitä, sinun on ensin otettava käyttöön Ota kokeellinen käyttö käyttöön -vaihtoehto uuden Gmailin asetusten Yleiset -välilehdessä. Kun olet napsauttanut Tallenna muutokset -painiketta näytön alareunassa, Gmail päivittyy itsestään - ja Smart Compose -toiminnon on aktivoitava automaattisesti. Voit vahvistaa vahvistuksen palaamalla asetusten Yleiset -välilehteen ja etsimällä äskettäin lisätyn Älykkään kirjoittamisen vaihtoehdon. Niin kauan kuin Kirjoitusehdotukset on valittuna, olet valmis - ja Googlen ennakoivan tekstin pitäisi näkyä ajoittain kirjoittaessasi uusia sähköpostiviestejä.



2. Kun aikaa säästyy, tee itsellesi palvelus ja siirry uusien Gmail -asetusten Lisäasetukset -osioon (tai Labsin osioon perinteisessä Gmailissa) ja ota käyttöön Valmiit vastaukset. Kun teet, pystyt luoda yksinkertaisia ​​malleja, jotka voidaan sitten lisätä viesteihin parilla napsautuksella.

miksi työskennellä startupissa

3. Uuden Gmailin torkkutoiminto on upea, mutta sen oletusajankohdat voivat olla tai eivät ole ihanteellisia henkilökohtaiselle aikataulullesi. Tässä on kuitenkin pieni salaisuus: Voit muokata täsmälleen sitä aikaa, jonka Gmail pitää aamuna, iltapäivänä ja iltana katsomalla asetuksista Google Keep (ilmeisesti, eikö?). Muuta vain päivittäisten osien oletusaikoja Keepin asetuksissa, ja samat ajat siirtyvät sitten Gmailiin-sekä verkkosivustolla että mobiilisovelluksessa.

4. Gmail antaa oletusarvoisesti pienen ikkunan näytön kulmaan uusien viestien kirjoittamista varten. Jos haluat kirjoita keskitettyyn ja koko näytön kenttään , voit muuttaa ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa pientä diagonaalista nuolta muuttaaksesi sen kokoa ja sijoittelua. Ja jos sinä aina Jos haluat kirjoittaa koko näytön ikkunassa, voit säätää Gmailin oletuskäyttäytymistä: Napsauta kolmen pisteen valikkokuvaketta kirjoitusikkunassa ja valitse Oletus koko näytölle. Tällöin kaikki tulevat sähköpostisi alkavat suuressa keskitetyssä näkymässä.



5. Jos olet kuin minä, arkistoit viestit todennäköisesti heti vastaamisen jälkeen useammin. Säästä itsesi ja ota Gmailin valinnainen Lähetä ja arkistoi -painike käyttöön yhdistää lähettämisen ja arkistoinnin yhdeksi komentoksi . (Ei käy korvata tavallinen Lähetä -painike; se näkyy vain ylimääräisenä painikkeena sen vieressä.)

Lähetä ja arkistoi -painike yhdistää kaksi vaihetta yhdeksi

Voit aktivoida sen etsimällä Lähetä ja arkistoi -vaihtoehdon Gmailin asetusten Yleiset -osiosta. Valitse Näytä Lähetä ja arkistoi -painike vastauksena ja paina sitten Tallenna muutokset -painiketta sivun alareunassa.

6. Gmailin Kumoa lähetys -ominaisuus voi olla todellinen hengenpelastaja, mutta sen oletusarvoinen viiden sekunnin peruutusikkuna ei anna paljon aikaa muuttaa mieltäsi. Siirry Gmailin asetusten Yleiset -osioon ja napsauta Kumoa lähetys -vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa ruutua. Voit nostaa arvoa jopa 10, 20 tai jopa 30 sekuntia - mikä tarkoittaa, että voit anna itsellesi jopa puoli minuuttia aikaa miettiä lähettämääsi viestiä .

Sähköpostisi lukeminen

7. Etkö ole Gmailin välilehden postilaatikon ystävä? Vie hiiri Inboxin päälle vasemmassa sivupalkissa ja napsauta sen vieressä näkyvää alaspäin osoittavaa nuolta. Se antaa sinun Valitse viidestä eri postilaatikon kokoonpanosta : Oletus, joka on välilehtien vakioasetus; Tärkeintä ensin, joka jakaa postilaatikkosi puoliksi ja Googlen tärkeiksi katsomat viestit ylhäällä. Lukematon ensin, joka tekee saman, mutta lukemattomat viestit vievät näytön yläosan. Tähdelliset ensin, mikä tekee juuri sitä, mitä luulit; ja Tärkeät postit, joiden avulla voit luoda jopa neljä muokattavaa osiota erilaisten viestien erottamiseen.

8. Jos käytät välilehtiä käyttävää oletuspostilaatikon määritystä, hallitse sen toimintaa katsomalla Gmailin asetusten Saapuneet -osio. Siellä voit yksinkertaistaa asioita hieman välilehtien poistaminen käytöstä, joita et halua näyttää (mikä aiheuttaa viestejä olisi on luokiteltu niiden sisällä siirtyäkseen seuraavaan sopivimpaan välilehteen). Voit myös aktivoida kätevän vaihtoehdon, jotta tähdellä merkityt viestit näkyvät aina Ensisijainen -välilehdessä riippumatta siitä, missä ne alun perin lajiteltiin.

9. Jos kuppi teetä on Priority Inbox, siirry Gmailin asetusten samaan Saapuneet -osioon määritä postilaatikkosi osiot sydämesi haluamalla tavalla . Mahdollisuudet ovat käytännössä rajattomat.

Gmailin Tärkeät postit -asetus tarjoaa parhaan mahdollisuuden muokata ja hallita tarkasti postilaatikkosi järjestystä.

10. Riippumatta valitsemastasi postilaatikon asetuksesta, muista kokeilla Gmailin tiheystilaa löytää sinulle parhaiten sopivan postilaatikon näyttötyylin . Napsauta rataskuvaketta sivuston oikeassa yläkulmassa. Perinteisessä Gmailissa näet vaihtoehdot Mukava, Kodikas tai Kompakti tiheys suoraan päävalikossa. uudessa Gmailissa sinun on ensin valittava Näytön tiheys ja näet sitten vaihtoehdot Oletus, Mukava ja Kompakti. Huomaa, että Oletus asettaa uudet liitetiedostojen esikatselut postilaatikonäkymään, kun taas Mukava ja Kompakti piilottavat nämä tiedot.

11. Miss Outlookin esikatseluruutu, jossa voit lukea viestin pitäen postilaatikkosi edelleen näkyvissä? Gmail itseasiassa tarjoaa samanlaisen näkymän, joka näyttää kaiken kerralla . Katso Gmailin perinteisten asetusten Labs -osiosta tai uuden Gmailin asetusten Advanced -osiosta ja ota käyttöön esikatseluruutu. Tämä asettaa uuden nelirivisen kuvakkeen postilaatikkosi oikeassa yläkulmassa olevan asetuspainikkeen viereen. Napsauta sen vieressä olevaa alaspäin osoittavaa nuolta ja voit valita joko pystysuoran jaon-jossa valitsemasi viesti näkyy postilaatikkosi oikealla puolella-tai vaakasuoran jaon, jossa viestien esikatselut näkyvät postilaatikkosi alla.

Esikatseluruutu -asetuksen avulla voit tarkastella sähköpostien sisältöä poistumatta postilaatikostasi.

Muista myös tarkastella Gmailin asetusten Yleiset -osiota, koska siellä oleva Esikatseluruutu -vaihtoehto antaa sinun hallita, kuinka kauan voit pitää viestin auki ruudussa, ennen kuin se merkitään luetuksi.

12. Älkäämme pettäkö itseämme: Kukaan ei pidä sivutelusta. Siirry takaisin Gmailin asetusten Yleiset -osioon ja etsi Sivun enimmäiskoko -vaihtoehto. Et voi poistaa sivutusta kokonaan käytöstä, mutta sinä voi näyttää jopa 100 keskustelua kerrallaan - ja jos postilaatikossasi on vielä enemmän kuin monta kohdetta, kaveri, sinulla on suurempia ongelmia.

Optimointi ja organisointi

13. Gmailin tähdet tarjoavat loistavan järjestelmän tärkeiden viestien merkitsemiseen - joten miksi et nosta asioita ja anna itsellesi tasapainoa lisää tapoja nimetä huomiota vaativia säikeitä? Stars -rivi Gmailin asetusten Yleiset -osiossa antaa sinulle mahdollisuuden lisää jopa 11 muuta kuvaketta luetteloon viestien tähdittämismahdollisuuksista , vaihtoehdot vaihtelevat erivärisistä tähdistä huutomerkkeihin, kysymysmerkkeihin ja valintamerkkeihin.

Vedä ja pudota haluamasi kuvakkeet Käytössä -luetteloon ja kiinnitä huomiota järjestykseen: Kuvakkeet käytetään samassa järjestyksessä - joten jos laitat violetin tähden toiselle sijalle ja huutomerkin Kolmas, napsauttamalla viestin tähtikenttää kahdesti, määrittäisi sille violetin tähden, kun taas napsauttamalla sitä kolme kertaa, se antaisi sille huutomerkin.

14. Tee postilaatikostasi tehokkaampi puhdistaa sotkua ja jättää vain tarvitsemasi tarrat . Gmailin asetusten Tunnisteet -osiosta löydät komennot piilottaaksesi tunnisteen tai luokan, jota et käytä säännöllisesti, tarraluettelosta - pitkästä ja usein rönsyilevästä luettelosta postilaatikkosi vasemmassa sivupalkissa. Voit edelleen päästä piilotettuihin tarroihin. ne ovat vain piilossa Lisää -vaihtoehdon alle ja siten poissa tieltäsi suurimman osan ajasta, joten voit keskittyä helpommin ja löytää eniten käyttämäsi.

15. Uuteen Gmailiin liittyvä Tasks -sovellus ei ole integroitu Googlen ekosysteemiin kovin hyvin toistaiseksi, mutta voit yhdistä tehtävät Google -kalenteriin - jos tiedät miten: Avaa Google -kalenterin verkkosivusto . Katso Omat kalenterit -osio näytön vasemmassa reunassa? Sinun pitäisi nähdä sen sisällä vaihtoehto Muistutukset.

Napauta rivin vieressä olevaa kolmen pisteen valikkokuvaketta ja valitse Vaihda tehtäviin. Kaikki tehtävät, joille määrität päivämäärän Gmail -tehtävien sivupalkissa tai itsenäisessä Tasks -mobiilisovelluksessa, näkyvät nyt automaattisesti kalenterissasi. Huomaa vain, että tämä ominaisuus korvaa tavallisten Google -muistutusten integroinnin Assistantin, Keepin tai Google -hakukentän kautta.

16. Tiedät todennäköisesti Gmailin pikanäppäimistä, eikö? (Jos et, aktivoi ne heti - Gmailin asetusten Yleiset -osiossa.) Et ehkä kuitenkaan tiedä, että voit Luo omia pikanäppäimiä myös: Katso vaihtoehto perinteisen Gmailin Labs -osiosta tai uuden Gmailin Lisäasetukset -osiosta ja etsi sitten uusi pikanäppäinosa asetuksistasi.

rakentaa talon 30000

Luo sinulle mukautettuja pikanäppäimiä Gmailin mukautettujen pikanäppäinten avulla.

Siellä voit muuttaa mitä tahansa pikanäppäimiä tai täydentää niitä toissijaisilla asetuksilla. Yksi erittäin hyödyllinen säätö, josta nautin-Googlen postilaatikon innoittamana-on yksinkertaisen pikakuvakkeen i lisääminen nopeammaksi tapaksi siirtyä suoraan mistä tahansa postilaatikkooni.

17. Olipa kyseessä setä Geoffrey tai postituslista, joka ei lopeta, aina on jokin ärsyttävä voima, joka täyttää postilaatikkosi jatkuvasti merkityksettömillä roskilla. Gmailin asetus on haudattu saada ärsyttäviä kirjeitä pysyvästi hiuksistasi : Kun katselet viestiä, napsauta sen oikean yläkulman kolmen pisteen valikkokuvaketta (suoraan vastauskuvakkeen oikealla puolella) ja valitse sitten Estä. Tästä osoitteesta tulevat sähköpostit siirtyvät automaattisesti suoraan roskapostikansioosi - ja jos sinulla on joskus ajatuksia, voit hallita estettyjen osoitteiden luetteloa Gmailin asetusten Suodattimet ja estetyt osoitteet -osiossa.

18. Käytätkö uutta Gmailia? Ota hetki käyttöön sen offline -tila ennen kuin todella tarvitset sitä. Toisin kuin Gmailin klassisen version kömpelö offline -vaihtoehto, tämä offline -tila toimii aivan kuten tavallinen Gmail -verkkosivusto; sinun tarvitsee vain avata sivusto ennen menetät yhteytesi. Niin kauan kuin käytät Chrome 61: tä tai uudempaa, voit tehdä sen selaa viestejäsi ja kirjoita uusia sähköpostiviestejä kuin olisit verkossa, Wi-Fi-yhteyttä ei tarvita . (Kaikki offline -tilassa kirjoittamasi sähköpostit säilytetään uudessa Lähtevät -kansiossa ja lähetetään heti, kun muodostat yhteyden uudelleen.)

Vaihtoehto sijaitsee uuden Gmailin asetusten osuvasti nimitetyssä Offline -osiossa. Määritä se sinulle sopivalla tavalla, muista painaa Tallenna - ja ole sitten rauhallinen tietäessäsi, että seuraavan kerran kun Internet -yhteys heilahtelee, kaikki sähköpostisi ovat edelleen siellä ja odottavat.